Ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS) ist eine Software, die für die Planung, Überwachung und Berichterstattung von Instandhaltungsaktivitäten entwickelt wurde. Es erfasst alle relevanten Informationen wie Verfügbarkeit und Nutzung von [...]
Ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS) ist eine Software, die für die Planung, Überwachung und Berichterstattung von Instandhaltungsaktivitäten entwickelt wurde. Es erfasst alle relevanten Informationen wie Verfügbarkeit und Nutzung von physischen Anlagen und anderen Objekten.
Kürzlich hat IBM Maximo angekündigt, den Support für die aktuelle Version 7.6 einzustellen, was zu einer gewissen Verunsicherung in der CMMS-Landschaft führt. Anwender werden aufgefordert, bis zum 30. September 2025 auf die Maximo Application Suite (MAS) umzusteigen. MAS bietet einen erweiterten Funktionsumfang, der über den herkömmlicher Instandhaltungssoftware hinausgeht, ist aber auch deutlich teurer.
Angesichts der Veränderungen und der steigenden Kosten überlegen viele Instandhaltungsteams, ob es sinnvoller ist, zu einem neuen Anbieter zu wechseln oder eine eigene Instandhaltungssoftware zu entwickeln. Dieser Prozess beinhaltet die Bewertung, wie die Software die Verwaltung von Arbeitsaufträgen vereinfacht, doppelte Arbeitvermeidet und sich auf die Steigerung der Effizienz konzentriert, um Kosten zu sparen.
Wenn die Anzahl der Maschinen, Anlagen oder Teammitglieder zu groß wird, um sie effizient zu verwalten, suchen Unternehmen in der Regel nach einer CMMS-Lösung. Die Menge an Zeit und Geld, die durch ineffiziente Prozesse verloren geht, ist ein guter Indikator dafür, dass ein Unternehmen diesen Punkt erreicht hat.
Was kann ich von einem CMMS erwarten?
Mit einer CMMS-Lösung können Ihre Teams Arbeitsaufträge für Maschinenreparaturen und -inspektionen digital ausführen. Dazu müssen die Teammitglieder möglicherweise eine Anwendung auf ihr Handy oder Tablet herunterladen. Diejenigen, die die Aufgaben an ihrem Computer überprüfen, können häufig über einen Webbrowser darauf zugreifen.
Diese Aufgaben werden als digitale Arbeitsaufträge bezeichnet. Sie ermöglichen es Teamleitern, Aufgaben zu erstellen und sie verschiedenen Teammitgliedern zuzuweisen. Sobald eine Aufgabe zugewiesen wurde, erhält die zuständige Person eine Benachrichtigung auf ihr Mobiltelefon oder per E-Mail.
Obwohl dies auf den ersten Blick einfach erscheint, kann die Skalierung einer CMMS-Lösung recht komplex sein. Größere Teams arbeiten oft in Silos und verwenden Prozesse, die von bestimmten Teams oder Standorten definiert wurden, anstatt Prozesse, die von der gesamten Organisation definiert wurden. Vor der Implementierung eines CMMS müssen diese Prozesse überprüft und an die Ziele der Organisation angepasst werden. Das ist normal. Sie ändern etablierte Prozesse, die das Team versteht, durch neue Prozesse, die oft schon seit Jahren existieren.
Das ist ein anspruchsvoller, aber lohnender Prozess, denn er ermöglicht es allen, die Maschinen und Anlagen instand halten müssen, ohne großen Schulungsaufwand auf die benötigten Daten und Prozesse zuzugreifen.
Lassen Sie uns ein Beispiel nehmen, um die Auswirkungen von CMMS-Lösungen besser zu verstehen:
Aufgrund von Personalproblemen ist eines Ihrer Instandhaltungsteams in einem Werk ständig überlastet, während ein anderes Team in einem nahe gelegenen Werk eine Überkapazität von etwa einem Tag pro Woche hat. Es ist nicht möglich, Mitarbeiter*innen von einem Werk in das andere zu versetzen, da dies zu einem viertägigen Engpass im ersten Werk führen würde. Stattdessen können Sie Ihr CMMS verwenden, um eine Person aus dem überbesetzten Team für einen Tag pro Woche in das andere Werk zu schicken.
Die Aufgaben für diesen Tag werden im CMMS dokumentiert. Die Person kann im Werk ankommen und sofort mit der Arbeit beginnen. Alle Fragen zu den Maschinen oder zum Standort von Ersatzteilen und Werkzeugen können über die Anwendung beantwortet werden, so dass die Produktivität sofort gewährleistet ist. Geht die Person in Urlaub, kann ein anderes Teammitglied problemlos einspringen und die Arbeit übernehmen.
Das Team im anderen Werk schätzt die Zuverlässigkeit der Kollegen*innen. Sie begrüßen die zusätzliche Hilfe von jemandem, der mit den Aufgaben und der Ausrüstung bereits vertraut ist.
Vorteile des Einsatzes eines CMMS in der Instandhaltung
Die Einführung eines CMMS verbessert die Effizienz der Instandhaltung erheblich. Durch die Digitalisierung von Arbeitsaufträgen und die Zentralisierung von Informationen können Teams Arbeitsabläufe rationalisieren, Ausfallzeiten reduzieren und die Gesamtproduktivität steigern. Die Software stellt sicher, dass alle Aufgaben eindeutig zugewiesen, verfolgt und verwaltet werden, wodurch Verwirrung und doppelte Arbeitvermieden werden. Das Ergebnis sind schnellere Reaktionszeiten, eine bessere Ressourcenzuweisung und eine effektivere Instandhaltungsplanung, was letztendlich die betriebliche Effizienz steigert.
Ein weiterer großer Vorteil der Einführung eines CMMS sind Kosteneinsparungen. Durch bessere Planung und vorbeugende Instandhaltung können Unternehmen die Anzahl unerwarteter Ausfälle reduzieren und die Lebensdauer ihrer Anlagen verlängern. Dieser proaktive Ansatz minimiert den Bedarf an teuren Notfallreparaturen und verringert die Häufigkeit des Geräteaustauschs. Darüber hinaus trägt das CMMS zur Optimierung der Lagerhaltung bei, indem es die Verfügbarkeit von Ersatzteilen bei Bedarf sicherstellt. Dadurch werden Überbestände vermieden und Verschwendung reduziert. All diese Effizienzsteigerungen führen im Laufe der Zeit zu erheblichen Kosteneinsparungen.
Zwei weitere wichtige Vorteile eines CMMS sind die bessere Einhaltung von Vorschriften und die Erhöhung der Sicherheit. Die Software ermöglicht es Unternehmen, genaue Aufzeichnungen über alle Instandhaltungsaktivitäten zu führen, wodurch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien gewährleistet wird. Automatische Erinnerungsfunktionen und Checklisten stellen sicher, dass Inspektionen und Wartungsarbeiten planmäßig durchgeführt werden, wodurch das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften verringert wird. Darüber hinaus trägt das CMMS zu einer sichereren Arbeitsumgebung bei, indem die Anlagen in optimalem Zustand gehalten werden. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit von Unfällen minimiert und die Sicherheit am Arbeitsplatz insgesamt verbessert.
Kernfunktionen eines CMMS
Die Verwaltung von Arbeitsaufträgen ist eine der Kernfunktionen eines CMMS. Über eine zentrale Plattform können Manager Aufgaben priorisieren, den Fortschritt überwachen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Ressourcen für jeden Auftrag verfügbar sind. Dies gewährleistet einen reibungslosen und effizienten Ablauf der Instandhaltungsarbeiten und verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Verzögerungen. Darüber hinaus erleichtern digitale Arbeitsaufträge die Kommunikation und Koordination zwischen den Teammitgliedern, was die Gesamtproduktivität erhöht.
Eine weitere wichtige Funktion eines CMMS ist die Unterstützung bei der Planung der vorbeugenden Instandhaltung. Das System trägt dazu bei, unerwartete Anlagenausfälle zu vermeiden und die Lebensdauer der Anlagen zu verlängern, indem regelmäßige Wartungsaufgaben geplant werden. Basierend auf Nutzungsmustern, Herstellerempfehlungen oder gesetzlichen Anforderungen kann das CMMS automatisch Wartungspläne erstellen. Dieser proaktive Ansatz verringert das Risiko kostspieliger Ausfälle und erhöht die Betriebssicherheit, indem sichergestellt wird, dass die Anlagen in optimalen Intervallen gewartet werden. Automatische Erinnerungen und Warnungen tragen zu einer besseren Leistung und Lebensdauer der Anlagen bei, indem sie sicherstellen, dass Wartungsaufgaben nicht übersehen werden.
Die Bestands- und Ersatzteilverwaltung ist ebenfalls ein wesentlicher Bestandteil eines CMMS. Es hilft den Instandhaltungsteams sicherzustellen, dass die richtigen Teile verfügbar sind, wenn sie benötigt werden, indem die Bestände in Echtzeit verfolgt werden. Dadurch werden Ausfallzeiten, die durch das Warten auf bestellte oder gelieferte Teile entstehen, auf ein Minimum reduziert. Um den Beschaffungsprozess zu rationalisieren, kann das CMMS auch Wiederbeschaffungspunkte verwalten und automatisch Bestellungen generieren. Durch die Aufrechterhaltung optimaler Lagerbestände können Unternehmen die mit Über- oder Fehlbeständen verbundenen Kosten reduzieren und einen effizienten und unterbrechungsfreien Instandhaltungsbetrieb sicherstellen.
Herausforderungen und Lösungen bei der Einführung eines CMMS
Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung eines CMMS ist die Überwindung von Widerständen gegen Veränderungen. Teammitglieder, die an traditionelle Instandhaltungspraktiken gewöhnt sind, haben oft Vorbehalte gegenüber der Einführung neuer Technologien. Um diese Mentalität zu überwinden, ist es wichtig, alle Mitarbeiter*innen von Anfang an einzubeziehen und ihnen die Vorteile eines CMMS sowie die Unterstützung ihrer Aufgaben zu verdeutlichen. In dieser Phase ist es auch hilfreich, Beispiele für Probleme zu geben, mit denen das Team täglich konfrontiert wird, und zu erklären, wie dieses Werkzeug zur Lösung dieser Probleme beitragen kann.
Anschließend muss das Team gründlich geschult werden. Die Identifizierung von „Change Champions“ innerhalb des Teams kann ebenfalls zu einer positiven Einstellung gegenüber der Umstellung und zu einer breiten Akzeptanz beitragen.
Eine weitere große Herausforderung ist die Integration eines CMMS in bestehende Systeme. Unternehmen haben oft mehrere Altsysteme und -prozesse, die nahtlos mit dem neuen CMMS zusammenarbeiten müssen. Die Sicherstellung der Kompatibilität dieser Systeme und der reibungslosen Datenübernahme kann sich als komplex und zeitaufwändig erweisen. Daher ist die Auswahl eines CMMS, das robuste Integrationsfunktionen und Unterstützung bietet, von entscheidender Bedeutung. Durch die Zusammenarbeit mit IT-Experten und dem CMMS-Anbieter in der Planungsphase können potenzielle Integrationsprobleme erkannt und Lösungen entwickelt werden, bevor sie auftreten. Ein schrittweises Vorgehen bei der Implementierung kann Störungen minimieren und einen reibungsloseren Übergang gewährleisten.
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