Eine klassische Frage für jedes Unternehmen ist, ob es eine Lösung intern verwalten oder ein sofort einsatzbereites Produkt eines Drittanbieters kaufen soll. In manchen Fällen ist die Antwort klar. Kein Unternehmen käme heutzutage auf die Idee, eine eigene Bürosoftware oder Buchhaltungslösung zu entwickeln, da es viele erschwingliche und qualitativ hochwertige Produkte auf dem Markt gibt. In anderen Bereichen ist die Antwort jedoch vielleicht nicht ganz so klar. Einige Unternehmen fragen sich vielleicht, ob sie ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS) oder einfach Instandhaltungssoftware selbst entwickeln oder ein Produkt eines Drittanbieters kaufen sollen. Beide Lösungen sind denkbar und haben ihre eigenen Vor- und Nachteile, die wir im Folgenden erläutern werden.
Inhouse Entwicklung einer Instandhaltungssoftware
Wenn sich ein Unternehmen dafür entscheidet, eine eigene Instandhaltungssoftware zu entwickeln, erfordert dies eine ganze Menge Talent, Ressourcen und Zeit. Obwohl dies eine beträchtliche Investition sein kann, kann sich eine vollständig angepasste Instandhaltungssoftware am Ende lohnen, wenn das Unternehmen sehr spezifische Informationen zu sammeln, zu analysieren und zu verarbeiten hat. Die durchschnittliche Entwicklungszeit liegt zwischen vier und sechs Monaten und sollte in den Gesamtplan des Unternehmens einkalkuliert werden. Wenn sich ein Start-up-Unternehmen auf die Markteinführung vorbereitet, sollte diese Zeitspanne in die Planung einbezogen werden. Wenn die benutzerdefinierte Instandhaltungssoftware in einem etablierten Unternehmen eingeführt wird, sollten in der Zwischenzeit andere Prozesse zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen und Wartungsaufzeichnungen eingerichtet werden.
Vorteile
Die Vorteile der Entwicklung einer Instandhaltungssoftware liegen in der Anpassung und Kontrolle. Wenn Ihr Unternehmen sehr spezifische Daten sammeln muss, ungewöhnliche Analyseanforderungen hat oder individuelle Berichte benötigt, kann es sinnvoll sein, eine eigene Instandhaltungssoftware zu entwickeln. Zwar bieten viele Standardlösungen ein gewisses Maß an Anpassungsmöglichkeiten, doch reicht die Flexibilität für ein sehr individuelles Unternehmen möglicherweise nicht ganz aus. Außerdem haben Sie, wenn Sie etwas selbst entwickeln, mehr Kontrolle über die Nutzung, Aktualisierung, Schulung und Anwendung. Solange Sie über Prozesse verfügen, die dokumentieren, wie die Lösung erstellt wurde und was zu tun ist, wenn Änderungen erforderlich sind, haben Sie völlige Freiheit bei zukünftigen Änderungen. Sie sind bei Patches, Aktualisierungen und anderen Funktionserweiterungen nicht von der Gnade des Softwareunternehmens abhängig.
Nachteile
Die Nachteile der Entwicklung einer eigenen Instandhaltungssoftware sind in der Regel mit Zeit, Kosten und Talent verbunden. Da es nicht die Hauptaufgabe Ihres Unternehmens ist, Instandhaltungssoftware-Lösungen zu entwickeln, müssen Sie Softwareentwickler einstellen, die Ihre individuelle Instandhaltungssoftware erstellen, verwalten und warten. Auf dem heutigen engen Markt kann es schwierig sein, Talente zu finden. Selbst wenn Sie erfolgreich eine Person oder ein Team von Personen einstellen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese Mitarbeiter langfristig bleiben, gering. Es können zusätzliche Kosten entstehen, wenn ein wichtiger Entwickler ausscheidet und Sie die Instandhaltungssoftware-Entwicklung auf einen neuen Mitarbeiter übertragen müssen. Weiterhin ist Ihr Unternehmen vollständig für die Verwaltung von Fehlern, Problemen und Verzögerungen bei der Entwicklung sowie für die laufende Fehlerbehebung durch die Benutzer verantwortlich. Dies kann teuer, zeitaufwendig und ressourcenintensiv werden.
Bewährte Praktiken: Was zu beachten ist
Wenn Sie bereit sind, Ihre eigene Instandhaltungssoftware zu entwickeln, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Sie die Unterstützung Ihrer obersten Führungsebene haben. Vergewissern Sie sich, dass das Führungsteam das erforderliche Engagement sowie die laufenden Herausforderungen und Kosten, die damit verbunden sind, versteht. Setzen Sie sich auf der obersten Ebene Ihres Unternehmens für die Unterstützung und Bewältigung von Problemen ein, die unweigerlich auftreten werden. Der zweite Schritt ist die Sicherstellung eines angemessenen Budgets und Zeitplans für das Projekt. Es ist eine gute Idee, kleinere Meilensteine auf dem Weg zu setzen, die als Kontrollpunkte für das größere Projekt dienen. Diese Kontrollpunkte helfen dabei, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten und zeigen, dass die kurzfristigen Ziele während des gesamten Prozesses erreicht werden. Achten Sie darauf, dass Sie Zeit und Geld für unvorhergesehene Probleme einplanen. Zu Beginn des Designprozesses sollten Sie klar definieren, was Ihr System leisten soll. Bei der Softwareentwicklung ist es leicht möglich, so viele „Nice-to-have“-Funktionen hinzuzufügen, dass sie von den notwendigen Funktionen ablenken. Wählen Sie einige wenige Hauptziele aus und konzentrieren Sie sich von Anfang an darauf, diese Funktionen zum Laufen zu bringen. Lassen Sie die Qualität der Daten nicht außer Acht. Während die Software entwickelt wird, ist es wichtig, einen Prozess für die Erfassung von Qualitätsdaten einzurichten. Die Schulung, Ausbildung und Motivation der Mitarbeiter für die Erfassung und Eingabe dieser Daten ist letztlich entscheidend für den Erfolg einer Instandhaltungssoftware.
Kauf einer Instandhaltungssoftware
In der heutigen Cloud-basierten SaaS-Welt wird es immer wahrscheinlicher, dass der Kauf einer Instandhaltungssoftware die Standardwahl für eine Vielzahl von Unternehmen sein wird. Obwohl ein gewisses Maß an Anpassung und Kontrolle verloren geht, kann man viel gewinnen, wenn man sich auf einen erfahrenen Anbieter verlässt, dessen einziger Schwerpunkt die Erstellung, Aktualisierung und Verwaltung von Instandhaltungssoftware für seine Kunden ist. Denken Sie nur an all die riesigen Altsysteme in Fortune-500-Unternehmen, die heute unglaublich schwerfällig und schwierig zu aktualisieren sind. Die Zukunft wird sich weiter in Richtung SaaS-Anbieter bewegen, die qualitativ hochwertigere Lösungen schneller als je zuvor liefern können.
Vorteile
Der Kauf einer Instandhaltungssoftware kann sehr vorteilhaft sein, insbesondere für Unternehmen, die nicht über die nötige Bandbreite verfügen, um eine IT-Abteilung zu beschäftigen. Viele Lösungen bieten heute genau das, was die meisten Unternehmen suchen, und bieten ein gewisses Maß an Anpassungsmöglichkeiten für andere Funktionen. Mehrere Softwarelösungen von Drittanbietern ermöglichen es Ihnen, genau das zu erwerben, was Sie benötigen, und zwar mit einer Preisstruktur, die auf Benutzern, Zugriff oder verfügbaren Funktionen basiert. So können Sie den Umfang und den Preis wählen, der für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, und haben die Möglichkeit, die Lösung zu erweitern, wenn Sie wachsen. Da es die Aufgabe des Instandhaltungssoftware-Anbieters ist, seine Lösung weiterzuentwickeln, werden Sie wahrscheinlich rechtzeitig Updates, Verbesserungen und neue Funktionen erhalten. Auch wenn Sie nicht direkt mitbestimmen können, welche Funktionen mit welcher Priorität hinzugefügt werden, werden Sie auf lange Sicht davon profitieren. Der Kundenservice steht bei Instandhaltungssoftware-Anbietern in der Regel an erster Stelle, was bedeutet, dass Sie regelmäßig Zugang zu einem IT-Helpdesk haben, das sich mit dem Produkt auskennt. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, was passiert, wenn Ihr wichtigster Softwareentwickler ausfällt, krank wird oder Urlaub nimmt.
Nachteile
Der größte Nachteil ist, dass Sie mit dem Kauf einer Instandhaltungssoftware an einen bestimmten Anbieter gebunden sind. Wenn Sie eine Anpassung benötigen, die für den Anbieter nicht vorrangig ist, müssen Sie möglicherweise Ihre eigene Lösung entwickeln oder darauf verzichten. Einige Anbieter arbeiten auf Abonnementbasis, und diese regelmäßigen laufenden Kosten mögen nachteilig erscheinen. Sie sollten jedoch bedenken, dass Sie all diese Probleme bei der Fehlersuche und der laufenden Wartung nicht selbst lösen müssen. Schließlich müssen Sie sich auf die Schulungs- und Ausbildungsmaterialien des Anbieters verlassen, um Ihr Team zum Laufen zu bringen. Je nach Anbieter kann dies in Bezug auf Qualität und Reaktionsfähigkeit variieren.
Bewährte Praktiken: Was zu beachten ist
Wenn Sie sich für eine Instandhaltungssoftware entscheiden, ist die Entscheidung für ein bestimmtes Produkt sehr wichtig. Definieren Sie zunächst klar, was für Ihr Wartungsteam in Bezug auf die relevantesten Funktionen am wichtigsten ist. Wenn Sie dann Ihre Optionen prüfen, wissen Sie genau, wonach Sie suchen. Stellen Sie einige typische Szenarien zusammen und testen Sie die zwei oder drei besten Anbieter in einer Testphase. Vergewissern Sie sich, dass die Anbieter, die Sie in Betracht ziehen, in Ihrer Branche tätig sind und Erfahrung in Ihrem Marktsegment haben. Fragen Sie nach Referenzen, damit Sie von anderen lernen können, bevor Sie sich festlegen. Informieren Sie sich über den laufenden Servicevertrag, die Art und den Umfang des verfügbaren Supports sowie über die üblichen Einführungsmodalitäten. Ein erfahrenes Teammitglied, das sich unabhängig von der Größe und den Ausgaben Ihres Unternehmens um Sie kümmert, ist ein eindeutiger Vorteil. Bevor Sie Daten in die von Ihnen gewählte Instandhaltungssoftware hochladen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie mit der Qualität zufrieden sind. Denken Sie daran, dass Sie mit schlechten Daten keine genauen Analysen und Berichte erstellen können. Dies kann einige Vorarbeit erfordern, um die Kultur der Mitarbeiter und Techniker zu ändern und Arbeitsabläufe zu schaffen, die genaue Informationen fördern und belohnen.
Zusammenfassung
Wenn Ihr Unternehmen sehr spezialisiert ist und bereits über eine Kernkompetenz in der Softwareentwicklung verfügt, kann der Aufbau einer eigenen Instandhaltungssoftware eine sinnvolle Option sein. Bevor Sie ein solches Projekt in Angriff nehmen, sollten Sie jedoch eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse durchführen. Für die meisten Unternehmen ist es heute jedoch besser, eine fertige Instandhaltungssoftware zu kaufen. Nehmen Sie sich die Zeit, die Optionen zu prüfen, die am besten zu den Zielen Ihres Unternehmens zu passen scheinen. Testen und probieren Sie es aus, bevor Sie eine große Verpflichtung eingehen, und vergewissern Sie sich, dass Ihr Anbieter den Support und die Schulungen bietet, die Sie benötigen, um erfolgreich zu sein.